Recomendaciones para tiempos de trabajo remoto

En el mundo entero se vienen tiempos de trabajar remotamente. Lamentablemente también, para muchos son tiempos de crisis. Aquí un set de recomendaciones prácticas de planificación, comunicación, trabajo en equipo, cultura, liderazgo y gobierno corporativo.

Imagen de Francisco Cerda
1,749 Lecturas
19 de Marzo, 2020 19:03

01) Comunicación

● Segmentar la organización entre quienes podrán trabajar remotamente, quienes de manera parcial, y quienes definitivamente no.

● De ser posible, trabajar la organización del trabajo y el comunicado con los jefes directos. Puede ser una buena oportunidad para armar un grupo de Whatsapp, por ejemplo, con un equipo de liderazgo ampliado.

● Identificar el medio preferente para informar a los distintos grupos de colaboradores.

● Enviar un comunicado de información del inicio del periodo de trabajo remoto, y procurar que quede disponible para ser revisado permanentemente.

● Definir un periodo de marcha blanca en el que se recibirán a través de los supervisores directos, área de Personas o una cuenta de correo especial, sugerencias de mejora para la nueva modalidad de trabajo.

● Comunicar frecuentemente. En tiempos difíciles se hace más necesario escuchar la voz del liderazgo, sea éste el número uno o la jefatura directa.

● Estar abierto a complejidades de casos particulares, ya sean personales o laborales que será necesario atender, sin transformarse necesariamente en una regla general.

● Destacar que NO se trata de vacaciones y que se harán todos los esfuerzos para intentar asegurar continuidad operacional

02) Organización del trabajo

● Chequear la capacidad técnica para trabajar remotamente: notebooks, internet, telefonía, audífonos, programas / softwares / aplicaciones de comunicación virtual. Cada organización tiene realidades distintas, y las personas también. Puede ser el momento de comprar computadores personales y pagar planes extra de telefonía e internet, mientras dure este periodo. 

● Pedir que la primera labor del día lunes sea organizar las siguientes dos semanas. Dentro de esto, lo primero es informar a clientes y personas claves del intento de trabajar remotamente y disminuir al máximo el contacto con personas. En la mañana del día lunes deben estar planificadas las siguientes dos semanas y acordados los cambios con todos quienes sea necesario.

● Para quienes viajan, reconsiderar cambios de pasajes y reservas distintas fechas. Chequear que hay servicios, como líneas áreas, que tienen cambios sin costo cuando se trata de destinos que han cerrado sus fronteras.

● Recomendamos mantener todas las reuniones internas, y reemplazarlas por reuniones virtuales más que teléfono. Verse lo más posible, aunque sea por una pantalla, será importante en este tiempo para el ánimo y el espíritu de equipo.

● Reemplazar el trabajo que no se podrá realizar por temas pendientes y desarrollo. Si es lo segundo, fijar metas concretas.

● Empatizar con quienes por la naturaleza de su trabajo seguirán asistiendo al trabajo.

03) Consejos para trabajar desde la casa

Recordemos que hay un grupo de personas que vienen trabajando de manera remota desde hace años. Es fácil encontrarse con un sin fin de tips para hacer esto de manera más efectiva, pero también cuidando otros dos elementos: el autocuidado y el sentido de pertenencia a la organización y el trabajo en equipo. Algunas de las que nos parecen más relevantes:

● Levantarse y prepararse para un día normal de trabajo. Considerar los nuevos tiempos para ducharse y tomar desayuno. No es cero, aunque se esté en la casa

● Elegir un buen lugar para trabajar. Esto es: cómodo, eficiente y adecuado. Ordenar y limpiar antes de trabajar es recomendable, por quienes lo hacen de manera habitual. Despeja la mente y pone de buen ánimo.

● Parece obvio, pero es importante fijarse en qué se verá a nuestras espaldas cuando tengamos videoconferencias.

● Cuidar el ruido que puedan hacer otros, pero también la confidencialidad de lo que se hablará. Recomendamos usar audífonos.

● Probablemente no contamos con sillas con la ergonomía de la oficina. Pero podemos poner especial atención a sentarse bien. Apoyados 100% al respaldo.

● Es necesario evaluar el tiempo frente a la pantalla, si este aumentará considerablemente por las reuniones virtuales, también deben aumentar las medidas de cuidado para los ojos. Tomarse descansos cada cierto tiempo y evaluar láminas de protección para el computador o, eventualmente, anteojos especiales.

● Cuidar los espacios de descanso. Al trabajar desde la casa podemos “pasar de largo” sin darnos cuenta.

● Dado que tendremos que hablar más por teléfono, ser estrictos en usar audífonos. Para muchos es una costumbre, pero otros nunca lo han hecho. Cuidémonos entre nosotros para esto.

● Tomar conciencia respecto de la comida. A mayor disponibilidad, y para algunos cierta ansiedad, podemos comer más de lo que necesitamos o de manera no sana.

● Armarse una rutina de deporte.

● Por tratarse de un evento excepcional y por una emergencia sanitaria a nivel mundial, es importante que los jefes sean comprensivos con quienes trabajando desde la casa no tengan todas las condiciones para trabajar cómodamente. Para muchos será el comedor con los niños dando vuelta. Toca comprensión y paciencia.

● Dado que la gran mayoría de los colegios ha entrado en cuarentena, es importante armar una agenda de actividades para ellos tratando de establecer horarios de trabajo y descanso para que los niños no estén ansiosos y no interrumpan los momentos de concentración

04) Trabajo en equipo

● Muchos equipos, aunque funcionen bien normalmente, podrían perder el ritmo y calidad de coordinación habitual. Con la distancia y la virtualidad, preferir el trabajo autónomo y asumir acuerdos, por comodidad, por ejemplo.

● Recomendamos redoblar los esfuerzos para mantener la sintonía.

● Preferir herramientas de videoconferencia que permitan más de un interlocutor a la vez de manera fácil. Zoom, Hangouts, Google Meeting, Blue Jeans….etc.

● No sería extraño que los tiempos en “cafés” o conversaciones de pasillos los transformemos en llamadas telefónicas más largas. Al no tener límites claros, recomendamos ponerle atención y auto regular, aunque no eliminar. Vendrán tiempos de sentirse solos y aburridos.

● A pesar de todos los avances en comunicación, el diálogo remoto no es lo mismo que el cara a cara. No hay que sobreinterpretar gestos, señales o modos de comunicación escrita. Pensarlo una vez y contrastar antes de sacar conclusiones.

● No dejar el feedback de lado, el de refuerzo y el correctivo, cuando no hay presencia física se tiende a pensar que “no es el momento” o que es algo para decir “en persona”. Si se enfrenta con transparencia y desde la curiosidad, es probable que facilite las relaciones y la colaboración.

● Apoyarse más de lo normal. Para algunos puede ser un periodo más difícil que para otros por motivos logísticos, un familiar enfermo, niños pequeños o características de personalidad

05) Liderazgo

● Sabemos que en momentos difíciles nos damos cuenta “de qué madera están hechas las personas”. Pues bien, ahora es cuando se puede demostrar.

● En crisis sociales o internas, aparecen nuestros valores más profundos. También nuestros intereses y modos con otros. A quienes están en posiciones de liderazgo, los están observando y evaluando de manera especial. No olvidar esto.

● Es el momento de mantener la calma y poder mirar al mismo tiempo el corto y largo plazo. El negocio y la empresa/organización.

● Si esta situación reviste una crisis interna, es el momento de meterse en el barro y poner de manifiesto la expertiz. No sólo la capacidad de administrar.

● Si hay que tomar decisiones difíciles, la forma puede ser positiva: transparente, colaborativa, flexible y compasiva.

● Siempre que se pueda, y esa es una evaluación caso a caso, es el momento de apostar por el futuro, cuidar a sus equipos, apretarse el cinturón y asumir que este será un año más malo, pero sin perder el corazón de la empresa. En última instancia, el éste está en la integridad al tomar decisiones, su reputación y las capacidades críticas. Muchas veces está en la cultura, y esta está en la gente.

● Para los que no lo han hecho, es una buena oportunidad de ver el liderazgo como un fenómeno colectivo y no solo individual. En particular, de pasar a un equipo de Liderazgo Ampliado incorporando a las segundas líneas. Que se identifique como equipo y que el resto de la organización los vea como tal. Que cada uno represente a la empresa u organización y sea un canal formal bi direccional.

● Esto suele resultarle más fácil a los gerentes. Es el momento de descubrir ineficiencias y de re enfocar la estrategia.

06) Cultura

● También las organizaciones van a tener que demostrar de qué madera están hechas. Como mencionamos en Liderazgo, en última instancia se evaluará capacidad e integridad.

● La capacidad de reaccionar a un nuevo contexto, adaptarse y tomar medidas que impidan una crisis mayor, o mejor aún, que vean una oportunidad y la concreten.

● Siempre, pero en contextos difíciles sobretodo, la capacidad crítica es desprenderse y desaprender. Dejar atrás formas de tradicionales de hacer, y adoptar unas nuevas. Gana el que primero lo logra.

● También es parte de esto, aprender a moverse con mayores niveles de incertidumbre. Más que buscar las certezas, es tiempo de tener particularmente claro lo que se quiere conservar.

● Entendemos por integridad, la unidad mínima de valores, discursos y acciones. Consistencia entre el lo que se dice y lo que se hace. Cuando no hay fisuras ni matices, y se ponderan los distintos intereses y actores.

● Las organizaciones construidas sobre culturas íntegras, son consistentes con discursos en tiempos de paz, sin renunciar al negocio no pierden la consideración por los demás, y no pierden el criterio entre fines y medios.

● Este es el momento para tomar los valores definidos, explícita o implícitamente en la organización, y encarnarlos en cada decisión y acción.

07) Gobierno Corporativo

● Por último, pero de lejos uno de los más importantes, es tiempo de Gobiernos Corporativos a la altura. La presencia y la ausencia se notarán.

● Tener una primera reunión especial y lanzar un comunicado hacia dentro y hacia fuera, si se considera necesario. Fijar otras reuniones si es necesario.

● Centrarse en escenarios y riesgos. Prepararse para los críticos y probables.

● Invitar a expertos o referentes externos para ganar perspectiva sobre temas particulares. Sobretodo variables de contexto.

● Fortalecer o incluso definir una nueva forma de comunicación con el Gerente General: más recurrente, proactiva, fluida, y que incluya la informalidad.

● Evaluar la conformación de un comité ad hoc. Si es así, es una oportunidad para incluir directores con otros gerentes, y probar a los segundos en habilidades de liderazgo, además de conocerlos como persona.

● Definir o modificar políticas si fuese necesario.

● Tomar decisiones sobre la vigencia del Plan Estratégico y presupuesto para el año. Puede anunciarse que será revisado próximamente.

● Sin apuro, pero puede ser una buena oportunidad para revisar la estructura del Directorio: conformación, tabla, decisiones, arquitectura de información, recurrencia, etc.

Versión para impresiónEnviar a un amigo

Los comentarios publicados son de exclusiva responsabilidad de los ciudadanos que los emiten (con nombre, sin pseudónimos). Cualquier opinión que contenga insultos, injurias y/o calumnias no pasará el filtro de moderación.

Comentarios en Facebook

Agregar Comentario

El contenido de este campo se mantiene privado y no se mostrará públicamente.

Aqui podría estar su imagen. para registrarse, haga clic aquí.

CAPTCHA
Queremos saber si eres una persona y no un robot, por eso responde este siguiente formulario.